Les organisations doivent aviser le commissaire à l'accessibilité à l'aide de Mon portail accessibilité dans les 48 heures suivant la publication de leur plan sur l'accessibilité, de la description de leur processus de rétroaction et des rapports d'étape.
Les organisations doivent préparer, publier et mettre à jour régulièrement leur plan sur l'accessibilité et leur processus de rétroaction. Elles doivent également préparer et publier une description du processus de rétroaction et des rapports d'étape sur la mise en œuvre de leur plan sur l'accessibilité.
Ces documents doivent être rédigés dans un langage simple, clair et concis. Cela signifie :
Les organisations du gouvernement fédéral doivent suivre les Lignes directrices sur l'accessibilité des produits et des activités de communication du Conseil du Trésor du Canada.
Vous devez publier votre plan sur l'accessibilité, votre processus de rétroaction et vos rapports d'étape sur la principale plateforme numérique que votre organisation utilise pour communiquer avec le public. Pour la plupart des organisations, cela signifie qu'elles doivent publier ces documents sur leur site Web.
Sur votre plateforme numérique, ces documents doivent être :
Si votre organisation ne dispose pas d'une plateforme numérique accessible au public, vous devez afficher une copie imprimée de ces documents à la réception ou à l'entrée de chacun de vos lieux d'activité et dans un endroit clairement visible et accessible au public.
Les organisations devraient consulter les personnes en situation de handicap pour obtenir des commentaires sur la facilité ou la difficulté de trouver ces documents et d'y accéder. Il est possible que vous deviez modifier l'endroit où vous publiez ces documents en fonction des commentaires reçus.
Remarque : Lors des inspections, l'équipe du commissaire à l'accessibilité évaluera l'endroit où les organisations ont affiché leur plan sur l'accessibilité sur leurs plateformes numériques. Consultez la page Conformité en matière d'accessibilité pour en savoir plus sur ce processus.
Certaines organisations doivent également se conformer à un autre règlement établi dans le cadre de la Loi, qui est élaboré par le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes ou par l'Office des transports du Canada. Cela signifie qu'elles pourraient être tenues de faire rapport à la fois au commissaire à l'accessibilité et au Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes ou à l'Office des transports du Canada.
Les organisations qui relèvent de deux autorités réglementaires disposent de deux options :
Ces organisations ne sont pas tenues d'élaborer deux plans sur l'accessibilité distincts. Le contenu requis pour le commissaire à l'accessibilité et pour l'autre autorité réglementaire compétente peut être combiné dans un seul plan sur l'accessibilité qui répond aux exigences des deux.
Lorsqu'elles publient leur plan, les organisations qui relèvent de deux autorités réglementaires doivent aviser le commissaire à l'accessibilité et l'autre autorité réglementaire dont elles relèvent, soit :
Pour savoir si votre organisation relève de deux autorités réglementaires, veuillez consulter nos outils d'autoévaluation volontaire pour les plans sur l'accessibilité.
Si vous avez des questions sur les lignes directrices de l'Office des transports du Canada concernant ce règlement, vous pouvez envoyer un courriel à l'adresse OTC.CETA-CEAT.CTA@otc-cta.gc.ca.
Si vous avez des questions relatives à la conformité, vous pouvez envoyer un courriel à l'adresse OTC.conformite-compliance.CTA@otc-cta.gc.ca.
Si vous avez des questions sur les lignes directrices du Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes concernant ce règlement, vous pouvez envoyer un courriel à l'adresse engagement@crtc.gc.ca.
Si l’organisation dispose d’une plateforme numérique principale (site Web) accessible au public, elle doit conserver chaque version de son plan sur l’accessibilité et de ses rapports d’étape sur cette plateforme pendant une période de 7 ans à compter de la date à laquelle leur publication était requise.
Si l’organisation ne dispose pas d’une plateforme numérique accessible au public, elle doit conserver une copie de chaque version de son plan sur l’accessibilité ou de ses rapports d’étape à un endroit accessible au public pendant une période de 7 ans à compter de la date à laquelle chaque document devait être publié.
La période de conservation de 7 ans s’applique également si vous êtes assujetti à deux ensembles de règlements sur l’accessibilité.
Si l’organisation dispose d’une plateforme numérique accessible au public, elle doit conserver une description de son processus de rétroaction sur cette plateforme jusqu’à ce qu’une version plus récente ou modifiée la remplace.
Si l’organisation ne dispose pas d’une plateforme numérique accessible au public, l’entité réglementée doit conserver la version la plus récente de la description de son processus de rétroaction à un endroit accessible au public jusqu’à ce qu’une version plus récente ou modifiée de la description du processus de rétroaction la remplace.
Une seule version de la description du processus de rétroaction doit être affichée à la fois.
La période de conservation de 7 ans s’applique également à tous les commentaires reçus dans le cadre du processus de rétroaction de l’organisation.