Il s'agit de la cinquième des neuf exigences en vertu de la Loi sur l'équité en matière d'emploi. La mise en oeuvre de votre plan et le suivi de vos progrès concernant l'équité en matière d'emploi est un processus continu.
Cette exigence se résume à quelques actions de base sur lesquelles les employeurs peuvent s'appuyer :
La Loi sur l'équité en matière d'emploi exige que les organisations veillent à ce que leur plan d'équité en matière d'emploi génère des progrès raisonnables en vue de réaliser l'équité en matière d'emploi. La Loi sur l'équité en matière d'emploi exige également que les organisations déploient des efforts raisonnables pour mettre en œuvre leur plan d'équité en matière d'emploi et en faire le suivi périodique afin de vérifier s'il y a des progrès raisonnables. On détermine s'il y a eu des progrès raisonnables en appliquant les normes minimales suivantes :
En ce qui concerne l'effort raisonnable, on appliquera les normes minimales suivantes :
La collecte de données appropriée joue un rôle important pour instaurer de solides pratiques favorisant l'équité en matière d'emploi et des milieux de travail inclusifs. La collecte de données peut aider à détecter la discrimination, à déceler et éliminer les obstacles systémiques, à prévenir les cas où des personnes sont désavantagées et à promouvoir l'égalité.
En plus de faire une collecte de données relatives à l'équité en matière d'emploi, les organisations sous réglementation fédérale devraient aussi recueillir des données relatives aux griefs ou plaintes relativement à la discrimination ou au harcèlement. Voici une liste de mesures et de sources de données que vous pourriez utiliser :
Plusieurs types de systèmes peuvent être utilisés pour surveiller les progrès réalisés concernant l'équité en matière d'emploi. L'organisation déterminera la marche à suivre en fonction de sa taille et de son programme d'équité en matière d'emploi, ainsi que de ses méthodes existantes de mesure du rendement et de ses objectifs. Voici des exemples de systèmes :
Des organisations peuvent choisir de créer un cadre de mesure du rendement relativement à l'équité en matière d'emploi. En fonction des tendances, l'organisation fixe des objectifs précis pour l'équité en matière d'emploi. Afin d'évaluer ces objectifs, elle établit une structure pour recueillir de l'information objective. Dans ce contexte, un cadre de mesure du rendement devrait comprendre les résultats stratégiques, les résultats attendus, les indicateurs de rendement et les cibles connexes, les sources de données et la fréquence de collecte des données, ainsi que les données réelles recueillies pour chaque indicateur lié à l'équité en matière d'emploi. D'autres organisations peuvent choisir d'ajouter les résultats de l'équité en matière d'emploi à leur cadre global de mesure du rendement.
D'autres organisations peuvent préférer créer un tableau de bord ou utiliser une carte de pointage existante pour surveiller les progrès. Les cartes de pointage ou les tableaux de bord sont maintenant utilisés par un grand nombre d'organisations. Les tableaux de bord surveillent et mesurent les processus. La plupart des organisations voient dans un tableau de bord un moyen d'obtenir une mise à jour en temps réel chaque fois qu'il y a des progrès dans la réalisation de l'équité en matière d'emploi. Quant à la carte de pointage, elle trace les progrès accomplis pour atteindre les objectifs. Elle produit des instantanés périodiques du rendement associé aux objectifs et aux plans d'une organisation. Elle mesure l'activité organisationnelle à un niveau récapitulatif par rapport aux objectifs prédéfinis pour voir si le rendement se situe dans une marge acceptable. Quelle que soit la démarche choisie par votre organisation pour évaluer son rendement financier, elle peut facilement y ancrer ses données d'équité en matière d'emploi, ses indicateurs ou ses objectifs.
Pour donner les résultats attendus, le système de surveillance devrait être considéré comme un processus stratégique émanant de hauts dirigeants de l'organisation. Ce statut contribue à garantir les ressources (humaines et financières) pour mettre en œuvre le système de surveillance et donne de la crédibilité aux tendances et aux pratiques exemplaires décelées par le processus.
Au fil des années, la Commission a mené des vérifications de conformité chez un grand nombre d'employeurs et relevé des activités qui, sans être nécessaires, peuvent favoriser très efficacement l'égalité en milieu de travail, y compris une représentation adéquate des membres des groupes désignés. Voici quelques exemples :
Une organisation, qui utilisait déjà la carte de pointage pour surveiller son rendement financier, a ajouté une mesure particulière à son programme d'équité en matière d'emploi. Pour pouvoir les comparer à la disponibilité, elle a ajouté les résultats globaux de l'équité en matière d'emploi des quatre groupes désignés qu'elle avait obtenus lors de son analyse de l'effectif. Grâce à cela, cette organisation peut déterminer chaque année si elle a réussi à améliorer la représentation des membres des groupes désignés dans son effectif.
Une organisation prend les problèmes qu'elle a inscrits dans son plan d'équité en matière d'emploi et les intègre à son plan intégré de ressources humaines. Le plan intégré fait l'objet de discussions par la haute direction et est communiqué à l'ensemble du personnel.
Plusieurs organisations ont adopté les profils de compétences comme moyen de concentrer leur approche d'apprentissage sur un plan stratégique, opérationnel et motivationnel. Les profils de compétences définissent les connaissances, les compétences, les capacités et les comportements que les employés utilisent pour accomplir leur travail et leur rôle dans le processus d'amélioration continue de l'équité en matière d'emploi.
Des organisations utilisent une matrice d'auto-analyse pour comparer leurs résultats concernant la mobilisation des employés, la satisfaction de la clientèle et les répercussions sur la société comparativement aux résultats clés préétablis en matière de rendement.
Les organisations devraient envisager d'ajouter aux plans d'apprentissage individuels, la formation sur la lutte contre la discrimination et sur l'équité en matière d'emploi.
De nombreuses organisations sous réglementation fédérale ont créé des postes qui comprennent des responsabilités liées à l'équité en matière d'emploi. Les descriptions de poste affichées comprennent souvent un énoncé sur la diversité et un autre sur la volonté de l'organisation de prendre des mesures d'adaptation. Ces énoncés contribuent à mettre les candidats à l'aise et donnent de la crédibilité aux initiatives prises par une organisation pour améliorer la diversité de son effectif.
Lors de la collecte de données, une organisation doit dire à son personnel, aux intervenants et au grand public pour quelle raison elle collecte les données et de quelle manière elle prévoit les utiliser.