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1. Introduction
Le présent document est le rapport annuel de la Commission canadienne des droits de la personne (la Commission) au Parlement, présenté en vertu de l'article 72 de la loi sur la protection des renseignements personnels.
L'objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels est de protéger la vie privée des personnes en ce qui a trait aux renseignements personnels les concernant détenus par une institution gouvernementale et de fournir aux personnes un droit d'accès à ces renseignements.
L'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que le responsable de chaque institution gouvernementale rédige, aux fins de soumission au Parlement, un rapport annuel sur l'application de la Loi au sein de l'institution au cours de chaque exercice.
Ce rapport décrit le travail du bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de la Commission pour l'exercice 2024-2025.
A sujet de la Commission
La Commission a pour mandat général de défendre et de protéger les droits de la personne au Canada.
Son mandat
Nous défendons les droits de la personne et offrons des processus d'application et de règlement des différends qui sont justes, équitables et qui respectent la dignité inhérente de toute personne.
Nous exerçons nos activités en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne, de la Loi canadienne sur l'accessibilité, de la Loi sur l'équité en matière d'emploi, de la Loi sur l'équité salariale et de la Loi sur la Stratégie nationale sur le logement. Nous sommes accrédités au niveau international en tant qu'institution nationale des droits de la personne du Canada.
2. Structure organisationnelle
Le bureau de l'AIPRP est intégré à la Division de la gestion de l'information et des technologies de l'information, qui fait partie de la Direction générale de la gestion intégrée.
Au cours de l'exercice 2024-2025, l'unité de l'AIPRP était composée d'un coordonnateur de l'AIPRP, d'un analyste principal de l'AIPRP, d'un analyste de l'AIPRP et d'un agent de l'AIPRP.
L'unité de l'AIPRP traite les demandes formelles et informelles, les consultations et les plaintes que la Commission reçoit en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et produit les rapports annuels et l'Info Source conformément à ces lois. De plus, l'unité de l'AIPRP enquête et produit des rapports sur les incidents d'atteinte à la vie privée.
De plus, l'unité de l'AIPRP offre des conseils d'experts en la matière et de la formation à l'ensemble du personnel, compile les statistiques requises et prépare des rapports hebdomadaires pour fournir des mises à jour concernant les demandes de renseignements personnels en cours, les consultations et les plaintes soumises au Commissariat à la protection de la vie privée, à l'intention de la haute direction. Elle est également chargée d'enquêter sur les atteintes à la vie privée et de signaler toute atteinte importante au Commissariat à la protection de la vie privée et au Secrétariat du Conseil du Trésor.
3. Ordonnance de délégation de pouvoir
L'ordonnance de délégation définit les pouvoirs, les devoirs et les fonctions liés à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui ont été délégués par la dirigeante de l'institution, la présidente intérimaire.
La présidente intérimaire a délégué son pouvoir décisionnel en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au directeur général de la Direction générale de la gestion intégrée. Le pouvoir de traiter les demandes est délégué au bureau de l'AIPRP. En tant que délégué fonctionnel, le directeur général supervise le traitement des demandes, les enquêtes internes sur les atteintes à la vie privée et le traitement des plaintes.
Veuillez consulter l'annexe A pour obtenir une copie de l'ordonnance de délégation de pouvoirs signée.
4. Rendement de 2024-2025
Au cours de la période examinée, du 1er avril 2024 au 31 mars 2025, le nombre total de demandes adressées à la Commission au titre de la Loi sur la protection des renseignements personnels se définit comme suit :
- 31 nouvelles demandes ont été reçues;
- 3 demandes étaient en suspens depuis la période de référence précédente; et
- 0 demande était en suspens pour plus d'une période de référence.
Parmi ces demandes, 25 ont été fermées au cours de cette période de référence et 9 ont été reportées à la prochaine période de référence dans les délais fixés par la loi. Enfin, les 3 demandes en suspens de la période de référence précédente (2023-2024) ont été traitées au-delà des délais prescrits par la loi et fermées au cours de l'année de référence 2024-2025.
Au cours de la période de référence 2024-2025, la Commission a reçu une demande des renseignements personnels de plus que l'année précédente, soit une augmentation de 3 %.
Nous constatons que la plupart des demandes ont été soumises par des personnes qui ont déposé des plaintes auprès de la Commission alléguant une discrimination fondée sur un ou plusieurs des motifs de distinction illicite en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.
Sur les 31 nouvelles demandes reçues au cours de cette période,
- 22 ont été faites en ligne;
- 5 ont été faites par courriel;
- 3 ont été reçues par courrier postal;
- 0 ont été faites en personne;
- 0 ont été faites par téléphone; et
- 1 a été reçue par télécopieur.
Bien que la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que les demandes de renseignements personnels soient faites par écrit, la Commission accepte les demandes faites par téléphone lorsque cela est nécessaire pour répondre aux besoins des demandeurs.
Sur les 25 demandes fermées au cours de cette période, 10 240 pages pertinentes ont été traitées et 5 124 pages ont été divulguées. La disposition et le nombre de pages traitées pour chaque demande étaient les suivants :
- 6, soit 24 %, et totalisant 1 214 pages, ont fait l'objet d'une communication totale;
- 11, soit 44 %, et totalisant 9 026 pages, ont fait l'objet d'une communication partielle;
- 0, soit 0 %, ont fait l'objet d'une exception totale;
- 0, or 0 %, ont fait l'objet d'une exclusion totale,
- 2, soit 8 %, ont entraîné une conclusion selon laquelle les documents n'existaient pas;
- 6, soit 24 %, étaient des demandes abandonnées; et
- 0, soit 0 %, n'ont été ni confirmées ni rejetées.
Les délais de traitement des 25 demandes de renseignements personnels fermées au cours de cette période de référence sont les suivants :
- 5 demandes ont pris de 0 à 15 jours;
- 9 demandes ont pris de 16 à 30 jours;
- 2 demandes ont pris de 31 à 60 jours;
- 7 demandes ont pris de 61 à 120 jours;
- 1 demande a pris de 121 à 180 jours;
- 1 demande a pris de 181 à 365 jours; et
- 0 demandes ont pris plus de 365 jours.
Délais de traitement demandes fermées au cours de l'exercise 2024-2025 - Version textuelle
| De 0-15 jours | De 16-30 jours | De 31-60 jours | De 61-120 jours | De 121-180 jours | De 181-365 jours | Plus de 365 jours |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 5 | 9 | 2 | 7 | 1 | 1 | 0 |
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Taux de traitement demandes fermées au cours de l'exercise 2024-2025 - Version textuelle
| De 0-15 jours | De 16-30 jours | De 31-60 jours | De 61-120 jours | De 121-180 jours | De 181-365 jours | Plus de 365 jours |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 20 % | 36 % | 8 % | 28 % | 4 % | 4 % | 0 % |
Consultations :
Une consultation a lieu lorsque le ou les documents répondant à une demande particulière sont transmis par une autre organisation (fédérale, provinciale, territoriale, municipale) à la Commission aux fins d'examen et de formulation de recommandations à savoir si des exceptions s'appliquent.
Au cours de la période de référence par le présent rapport, la Commission a reçu une demande de consultation de la part d'une autre institution du gouvernement du Canada, a examiné 11 pages, n'a signalé aucun problème concernant la divulgation complète des documents et a pris de 0 à 15 jours pour répondre à cette demande de consultation. La Commission a travaillé sur une consultation en suspens de la période de référence précédente (2023-2024), a examiné 380 pages, a recommandé la divulgation partielle des documents et a pris de 16 à 30 jours pour répondre à la consultation.
Demandes informelles :
Une demande informelle est une demande d'information qui n'est pas traitée en vertu de la Loi. Il n'y a aucun délai de réponse. De plus, le demandeur n'a pas le droit statutaire de se plaindre au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
La Commission n'a reçu aucune demande informelle au cours de cette période de référence.
Tendances pluriannuelles
La figure 1 montre le nombre de demandes reçues, traitées et fermées au cours de chaque exercice financier des cinq dernières années. Nous observons que le nombre de demandes reçues, traitées et fermées a été le plus élevé au cours de l'exercice 2021-2022. Il a ensuite diminué en 2022-2023, augmenté en 2023-2024, puis diminué de 27 % au cours de la période de référence par rapport à l'exercice précédent.
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Figure 1. Tendance pluriannuelle sur le nombre de demandes reçues, traitées et fermées à chaque exercice - Version textuelle
| 2020-2021 | 2021-2022 | 2022-2023 | 2023-2024 | 2024-2025 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Nombre des demandes | 23 | 36 | 29 | 34 | 25 |
La figure 2 montre le nombre de consultations traitées au cours de chaque période de référence des cinq dernières années. Nous observons que ce nombre a diminué en 2023-2024 et qu'il est resté bas, avec moins de deux consultations traitées au cours des deux dernières années.
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Figure 2. Tendance pluriannuelle sur le nombre de consultations traitées à chaque exercice - Version textuelle
| 2020-2021 | 2021-2022 | 2022-2023 | 2023-2024 | 2024-2025 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Nombre des consultations | 2 | 6 | 4 | 1 | 2 |
En ce qui concerne la figure 3, le graphique montre le nombre de plaintes traitées au cours de chaque période de référence des cinq dernières années, y compris les plaintes reçues au cours de l'exercice 2024-2025 et celles reportées des années précédentes. La Commission a reçu 3 nouvelles plaintes au cours de la période de référence, et 5 plaintes ont été reportée des exercices précédents. Ces tendances sont expliquées plus en détail dans les pages 8 à 9. Nous constatons que le nombre des plaintes traitées au cours des dernier trois exercices est resté stable, soit 6, contre 2 pour l'exercice 2020-2021 et 8 pour la période de référence.
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Figure 3. Tendance pluriannuelle du nombre de plaintes traitées à chaque exercice - Version textuelle
| 2020-2021 | 2021-2022 | 2022-2023 | 2023-2024 | 2024-2025 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Nombre des plaintes | 2 | 6 | 6 | 6 | 8 |
Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi
La Commission s'engage à traiter les demandes dans les délais prévus. Au cours de la période de référence, 16 demandes, soit 64 %, ont été fermées dans les délais prévus par la loi, alors que 9 demandes, soit 36 %, ont été fermées après les délais prévus par la loi. Les détails sont expliqués dans le tableau suivant et développés ci-après.
| Nombre de demandes fermées après le délai prévu par la loi | Raison principale | |||
|---|---|---|---|---|
| Interférence avec les activités ou la charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autre | |
| 9 | 9 | 0 | 0 | 0 |
La Commission a pris une prolongation de 30 jours au-delà du délai initial prévu par la loi pour 11 demandes, conformément à l'article 15(a)(i), parce que le respect du délai initial entraverait de façon déraisonnable le fonctionnement de l'institution. Parmi celles-ci, 2 ont été fermées dans les délais prévus par la loi, tandis que 9 ont été fermées après le délai prévu par la loi au cours de la période de référence, parce que les dossiers étaient volumineux.
Application des exemptions
Des exemptions partielles réclamées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été invoquées dans 11 demandes. Pour certaines demandes, plus d'une exemption a été invoquée.
| Articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels | Nombre de demandes |
|---|---|
Article 22(1)(b) - Le responsable d’une institution fédérale peut refuser la communication des renseignements personnels demandés en vertu du paragraphe 12(1) soit dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire aux activités destinées à faire respecter les lois fédérales ou provinciales ou au déroulement d’enquêtes licites, notamment : (i) des renseignements relatifs à l’existence ou à la nature d’une enquête déterminée, | 2 |
| Article 25 - – Le responsable d’une institution fédérale peut refuser la communication des renseignements personnels demandés en vertu du paragraphe 12(1) dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire à la sécurité des personnes. | 1 |
| Article 26 - Renseignements concernant une autre personne – Le responsable d’une institution fédérale peut refuser la communication des renseignements personnels demandés en vertu du paragraphe 12(1) qui portent sur une autre personne que celle qui fait la demande et il est tenu de refuser la divulgation dans les cas où elle est interdite en vertu de l’article 8. | 11 |
| Article 27 - Renseignements protégés – avocats et notaires – Le responsable d’une institution fédérale peut refuser de divulguer des renseignements personnels demandés en vertu du paragraphe 12(1) qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat ou du notaire ou par le privilège relatif au litige. | 9 |
Demande de conseils juridiques
Au cours de la période de référence, des conseils juridiques ont été demandés à 2 reprises : une fois concernant une demande de renseignements personnels et l'autre fois pour des questions relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
5. Formation et sensibilisation
L'unité de l'AIPRP fournit au personnel de la Commission des conseils en matière de politique et de traitement concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels, au besoin. Au cours de l'exercice 2024-2025, l'unité de l'AIPRP a publié dans le bulletin mensuel de la Commission plusieurs messages concernant le processus d'AIPRP, les pratiques exemplaires en matière de gestion de l'information et le traitement des incidents liés aux atteintes à la vie privée.
De plus, au cours de l'exercice 2024-2025, dans le cadre de leur apprentissage et de leur formation obligatoire, le personnel de la Commission a dû suivre des cours en ligne (Cours de base sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels et Principes fondamentaux de la gestion de l'information) visant à les sensibiliser à l'AIPRP et aux pratiques en matière de gestion de l'information. Ces cours étaient fournis par l'École de la fonction publique du Canada.
Les employés qui souhaitent obtenir davantage de formation pour leur perfectionnement personnel et professionnel sont également invités à consulter le calendrier de formation du Secrétariat du Conseil du Trésor et l'École de la fonction publique du Canada.
6. Politiques, lignes directrices et procédures
Aucune politique, ligne directrice ou procédure écrite – nouvelle ou révisée – relative à la protection de renseignements personnels n'a été mise en œuvre dans l'institution au cours de la période de référence.
7. Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée
La Commission a entièrement mise en œuvre son nouveau logiciel de traitement des demandes d'ATIPXpress et l'a utilisé pour traiter toutes les nouvelles demandes d'AIPRP reçues au cours de la période de référence. Le nouveau système aide l'unité de l'AIPRP à automatiser un certain nombre d'opérations de routine qui étaient effectuées manuellement dans l'ancien système de gestion des demandes AIPRP. Par exemple, ATIPXpress indexe automatiquement les documents au moment et à mesure qu'ils sont introduits dans le système. Il identifie également la plupart des documents en double lors de leur introduction dans le système. L'accessibilité globale des documents communiqués a été améliorée.
8. Sommaire des enjeux clés et mesures prises à l'égard des plaintes
La Commission a reçu 3 nouvelles plaintes au cours de cette période de référence. De plus, la Commission a travaillé sur 5 plaintes reportée des exercices précédents.
| PLAINTES REÇUES AU COURS DE L’EXERCICE 2024-2025 | MOTIF DE LA PLAINTE | STATUT |
|---|---|---|
| Reçue le 31 juillet 2024 |
|
|
| Reçue le 18 novembre 2024 |
|
|
| Reçue le 18 novembre 2024 |
|
|
| PLAINTES REPORTÉES DE L’EXERCICE 2023-2024 | MOTIF DE LA PLAINTE | STATUT |
|---|---|---|
| Reçue le 18 mai 2023 | Exemption | Fermée – 11 mars 2025 Plainte abandonnée |
| Reçue le 5 janvier 2024 |
|
|
| Reçue le 8 février 2024 | Délai de réponse | En cours |
| Reçue le 1 mars 2024 |
|
|
| PLAINTES REPORTÉES DE L’EXERCICE 2021-2022 | MOTIF DE LA PLAINTE | STATUT |
|---|---|---|
| Reçue le 10 janvier 2022 | Refus – Général | En cours |
9. Atteintes importantes à la vie privée
Il n'y a pas eu d'atteinte substantielle à la vie privée au cours de la période de référence.
10. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée entamées : 0
Évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée terminées : 0
Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée entamées : 0
Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée terminées : 0
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée transmis au Commissariat à la protection de la vie privée : 0
11. Divulgation dans l'intérêt public
Il n'y a pas eu de divulgation en vertu du paragraphe 8(2)m) au cours de la période de référence.
12. Surveillance de la conformité
Les demandes sont suivies quotidiennement. Les renseignements relatifs aux différentes étapes du traitement sont saisis dans le nouveau logiciel de traitement des demandes de la Commission, ATIPXpress. Des rapports hebdomadaires sur les demandes et les plaintes en cours sont produits et communiqués à l'équipe, au coordinateur de l'AIPRP et au délégué de l'AIPRP.
Les délais de traitement des demandes se produisent principalement lorsque des consultations sont nécessaires ou lors du traitement de documents volumineux. Lorsqu'il semble qu'un délai dans le traitement d'une demande est inévitable, le personnel de l'AIPRP communique avec le demandeur. Si le demandeur n'est pas joignable, le coordinateur de l'AIPRP est informé de tout problème. Si nécessaire, le délégué de l'AIPRP est informé pour s'assurer que la demande est traitée dans un délai raisonnable. De plus, la Commission s'efforce de limiter les consultations interinstitutionnelles, mais celles-ci peuvent avoir lieu à la demande du coordinateur de l'AIPRP ou du délégué de l'AIPRP lorsqu'il y a une intention de divulguer des renseignements. Le délégué de l'AIPRP portera tout enjeu à l'attention du directeur exécutif, qui en discutera avec le président, au besoin.
L'équipe de la Commission chargée de la passation des marchés a mis en place des pratiques internes visant à préserver les renseignements personnels et la confidentialité des contrats, des accords et des arrangements. Par exemple, les contrats ne contiennent pas de renseignements personnels, et les clients sont encouragés à transmettre ces renseignements si/quand ils sont demandés séparément.
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