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Portail de l'équité salariale
Le Portail de l'équité salariale est une plateforme en ligne qui permet aux employés, aux agents négociateurs et aux employeurs de soumettre des demandes d’informations et d’autorisation, ainsi que d'interagir avec le Bureau de la commissaire à l'équité salariale sur des questions liées à la Loi sur l'équité salariale.
Sur cette page :
- Accéder au Portail de l'équité salariale
- Lignes directrices pour l'utilisation du Portail de l'équité salariale
Accéder au Portail de l'équité salariale
Pour utiliser le portail, vous devez créer un compte. Veuillez lire notre avis de confidentialité avant d'accéder au portail.
Pour créer un compte :
- accédez au Portail de l'équité salariale
- sélectionnez « S'inscrire »
- sélectionnez « S'inscrire maintenant » en bas de la page
- saisissez votre adresse courriel et sélectionnez « Envoyer le code de vérification » pour confirmer votre adresse courriel
- Si vous n'avez pas reçu le code de vérification dans les dix minutes, vérifiez votre dossier de courrier indésirable
- saisissez le code de vérification figurant dans le courriel et entrez les autres informations
- sélectionnez « Créer » une fois que vous avez terminé
Pour vous connecter à votre compte :
- accédez au Portail de l'équité salariale
- sélectionnez « Connexion »
- saisissez l'adresse courriel et le mot de passe associés à votre compte et sélectionnez « Se connecter »
Lignes directrices pour l'utilisation du Portail de l'équité salariale
Termes importants
Un dossier peut être une demande d'information ou une demande d'autorisation.
Une partie du milieu de travail concernée est toute partie susceptible d'être impliquée dans un dossier. Il existe différentes catégories de parties du milieu de travail :
- agents négociateurs (un syndicat)
- employés non-syndiqués (un groupe ou un individu)
- employeur/groupe d'employeurs
- employé/représentant de l'employé
Soumettre votre demande d'information ou d'autorisation
Lorsque vous commencez votre demande d'information ou d'autorisation sur le portail, vous pouvez choisir de sauvegarder une version provisoire si le formulaire n'est pas prêt à être soumis. Vous devez simplement :
- Sélectionner « Sauvegarder le formulaire » au bas du formulaire. Notez que le formulaire ne sera pas soumis au Bureau de la commissaire à l'équité salariale à la suite de cette action.
Vous pourrez apporter d'autres modifications à la version provisoire du formulaire jusqu'à ce que vous soyez prêt à le soumettre.
Soumettre votre dossier
Pour soumettre votre dossier :
- accédez à l'onglet « Sommaire » de votre dossier
- examinez votre demande sur la page de sommaire, en prenant soin de vous assurer que vous avez bien rempli votre formulaire et ajouté toutes les informations demandées
- une fois que vous êtes prêt à soumettre votre demande, cliquez sur le bouton « Soumettre » au bas de la page, ce qui informera le Bureau de la commissaire à l'équité salariale de votre demande
Une fois votre dossier soumis, le statut sera « Soumis – En attente de l'examen de l'AES ». Cela signifie que le Bureau de la commissaire de l'équité salariale examinera votre dossier pour s'assurer qu'il contient les informations de base nécessaires à l'évaluation. Vous recevrez un courriel confirmant votre demande.
Ajouter les parties du milieu de travail concernées à votre dossier
Un demandeur doit ajouter toutes les parties du milieu de travail susceptibles d'être concernées par sa demande d'autorisation (par exemple, un agent négociateur ou un groupe d'employés non syndiqués).
Pour ajouter une partie du milieu de travail concernée :
- sélectionnez votre dossier
- accédez à l'onglet « Informations d'identification »
- sous l'en-tête intitulé « Parties supplémentaires », sélectionnez « Ajouter »
- indiquez le nom légal de la partie du milieu de travail concernée (nom de l'organisation, de l'entité ou de l'agent négociateur agréé), par exemple Syndicat des compagnies aériennes ABC, et non le nom d'une personne, ainsi que l'adresse courriel de l'individu qui devrait recevoir l'invitation
- une fois que l'individu a accepté l'invitation, son nom apparaîtra dans le dossier
- N'invitez qu'un (1) seul représentant par partie du milieu de travail. Le premier représentant invité au dossier pourra ajouter jusqu'à deux (2) représentants supplémentaires à sa partie du milieu de travail. (Par exemple, l'envoi d'un courriel à "Amal" dans l'étape ci-dessus l'ajoutera en tant que représentant du syndicat des compagnies aériennes ABC. Une fois qu'Amal aura accepté l'invitation, il pourra ajouter Morgan et Samar au Syndicat des compagnies aériennes ABC, s'il le souhaite)
- sélectionnez « Soumettre » pour enregistrer les renseignements relatifs à cette partie du milieu de travail
Le Bureau de la commissaire à l'équité salariale examinera les parties du milieu de travail concernées énumérées dans le dossier et enverra les invitations.
Ajouter un représentant
Le demandeur et chaque partie au milieu de travail qui accepte une invitation à se joindre à un dossier peuvent avoir jusqu'à trois (3) représentants pour leur partie du milieu de travail.
Pour ajouter un représentant :
- accédez à l'onglet « Informations d'identification » de votre dossier
- repérez votre partie du milieu de travail et sélectionnez « Inviter un représentant »
- inscrivez le nom complet, le titre et l'adresse courriel de la personne que vous souhaitez ajouter à votre partie du milieu de travail en tant que représentant
- sélectionnez « Soumettre » pour envoyer l'invitation
Documents
Vous pouvez téléverser et télécharger des documents dans un dossier. Toutes les parties peuvent consulter et télécharger les documents d'un dossier.
Pour télécharger un document :
- accédez à l'onglet « Documents » dans votre dossier
- sélectionnez le bouton intitulé « Télécharger » dans la colonne « Actions » pour télécharger le document sera sur votre appareil
Pour téléverser un document dans un dossier :
- accédez à l'onglet « Documents » dans votre dossier
- sélectionnez le bouton intitulé « Téléverser un document », ce qui vous indiquera le nombre maximum de pièces jointes que vous pouvez téléverser à la fois, les types d'extension de fichier acceptés et la taille maximale du fichier
- sélectionnez une fois de plus le bouton « Téléverser un document » pour sélectionner le document que vous souhaitez téléverser
- saisissez un titre ou une description pour ce document dans la zone de texte et sélectionnez « Soumettre » pour téléverser le document dans votre dossier
Toutes les parties à votre dossier recevront un courriel les informant qu'un nouveau document a été ajouté au dossier.
Répondre à une invitation
Il se peut que vous receviez un courriel vous invitant à participer à un dossier. Vous pouvez choisir d'accepter ou de refuser cette invitation, mais il est important de comprendre que la décision de la commissaire est définitive. Les invitations sont valables pendant 7 jours à compter de la date d'envoi.
Si vous êtes invité à participer à un dossier, vous recevrez un courriel contenant les informations suivantes :
- une clé de validation
- le numéro du dossier auquel vous avez été invité à participer
Répondre à une invitation :
- connectez-vous ou créez un compte sur le Portail de l'équité salariale
- sélectionnez « Répondre à une invitation » sur votre page d'accueil
- saisissez la clé de validation et le numéro de dossier que vous avez reçus par courriel
- sélectionnez « Soumettre »
- confirmez que vous êtes habilité à prendre des décisions pour la partie concernée du milieu de travail
- par exemple : Je représente l'agent négociateur, l'employeur, un groupe d'employés non syndiqués ou une autre partie concernée
- choisissez d'accepter ou de refuser l'invitation
Une fois que vous vous êtes joint avec succès à un dossier, celui-ci apparaîtra sur votre page d'accueil. En sélectionnant le dossier, vous aurez accès au formulaire et au centre de messagerie, et vous aurez la possibilité de visualiser et de télécharger des documents et d'ajouter des représentants (le cas échéant).
Utilisation du centre de messagerie
Le centre de messagerie vous permet de communiquer avec une ou plusieurs des parties au dossier, incluant le Bureau de la commissaire à l'équité salariale.
Pour entamer une nouvelle conversation :
- accédez à l'onglet « Centre de messagerie » de votre dossier
- sous l'en-tête intitulé « Mes discussions », sélectionnez « Nouveau sujet »
- saisissez un nom/titre pour ce nouveau sujet et sélectionnez les participants que vous souhaitez inclure dans la discussion
- s'il n'y a que deux parties dans un dossier, le choix des participants à la discussion sera présélectionné
- utilisez la zone de texte pour écrire votre message et sélectionnez « Soumettre » pour l'envoyer
Pour afficher une conversation :
- accédez à l'onglet « Centre de messagerie » de votre dossier
- sous l'en-tête intitulé « Mes discussions », sélectionnez la discussion existante que vous souhaitez ouvrir
- utilisez la zone de texte située sous la conversation pour rédiger votre message et sélectionnez « Soumettre » pour envoyer votre réponse
Vous recevrez un courriel lorsque quelqu'un rédigera un message ou y répondra.
Mise à jour de mon dossier
Vous serez avisé par courriel si des modifications sont apportées à l'un de vos dossiers. Par exemple :
- lorsque votre dossier change de statut
- lorsqu'un nouveau document est téléversé
- lorsqu'un nouveau message est reçu dans le centre de messagerie
- lorsqu'une nouvelle partie se joint à votre dossier
Si vous ne recevez pas de mise à jour sur votre dossier, veuillez vérifier votre courrier indésirable et assurez-vous d'ajouter notre adresse courriel à votre liste d'expéditeurs autorisés.
Vous pouvez aussi vous connecter au Portail d'équité salariale pour consulter les nouvelles informations.
Portail des déclarations annuelles
Le Portail des déclarations annuelles permet à un employeur de déposer sa déclaration annuelle au Bureau de la commissaire à l’équité salariale, comme l’exige la Loi sur l'équité salariale.
Sur cette page :
- Accès au portail des déclarations annuelles
- Lignes directrices pour l’utilisation du Portail des déclarations annuelles
- Dépôt de votre déclaration annuelle
Accès au Portail des déclarations annuelles
Pour utiliser le Portail des déclarations annuelles, vous devez :
- être un représentant autorisé d’un employeur
- créer un compte
- accepter les modalités dans le Portail des déclarations annuelles
Pour créer un compte :
- Rendez-vous sur le portail des déclarations annuelles
- Si vous avez déjà un compte dans le portail de l'équité salariale (pour déposer une demande d’information ou une demande d’autorisation), entrez la même adresse courriel et le même mot de passe.
- Si vous n’avez pas déjà un compte, sélectionnez « S’inscrire maintenant » et suivez les instructions
Si vous ne recevez pas un code de vérification dans un délai de dix minutes, vérifiez votre dossier Courrier indésirable
Lignes directrices pour l’utilisation du Portail des déclarations annuelles
Création d’un profil d’employeur
Pour créer son profil, tout employeur privé doit utiliser son numéro d’entreprise à l’Agende du revenu du Canada. Un numéro d’entreprise est un numéro à 9 chiffres qui est attribué aux entreprises par l’Agence du revenu du Canada. Le numéro d’entreprise est un identificateur unique pour votre entreprise. Si vous êtes un employeur qui n’a pas de numéro d’entreprise, veuillez communiquer avec le Bureau de la commissaire à l’équité salariale à Info.com@chrc-ccdp.gc.ca.
Les employeurs au gouvernement du Canada, les organismes distincts, la cité parlementaire et les sociétés d’État doivent sélectionner leur nom dans la liste d’employeur qui est fournie.
Groupe d’employeurs
Le Bureau de la commissaire à l’équité salariale créera des groupes d’employeurs. Si la commissaire à l’équité salariale a approuvé la formation de votre groupe, mais que son bureau n’a pas communiqué avec vous, veuillez communiquer avec le Bureau de la commissaire à l’équité salariale à Info.com@chrc-ccdp.gc.ca.
Rôles et responsabilités des personnes autorisées
Un employeur peut inscrire un maximum de trois personnes dans le portail en tant que personnes autorisées. L'une de ces personnes doit être le représentant principal en matière d'équité salariale et une autre doit être le chef de l'organisation. Il appartient à l'employeur de choisir la personne qui sera responsable des renseignements sur sa déclaration annuelle.
Le représentant principal en matière d'équité salariale est le cadre supérieur chargé de répondre aux questions sur l'équité salariale, comme l'exige la Loi sur l'équité salariale. Dans le portail, cette personne doit créer le profil de l'employeur, accorder l'accès aux représentants autorisés et déposer la déclaration annuelle.
Le dirigeant de l'organisation est la personne qui dirige votre organisation, comme le directeur général, le propriétaire, le ministre, etc.
Un autre représentant en matière d’équité salariale peut aider le représentant principal en matière d’équité salariale à remplir la déclaration annuelle.
Toutes les personnes qui accèdent au portail doivent attester qu’elles sont autorisées à agir au nom de l’employeur sélectionné.
Création d'une déclaration annuelle
Un employeur ne peut pas déposer plus d'une déclaration annuelle par an.
Plans multiples
Dans le portail des déclarations annuelles, l'option par défaut est un seul plan d'équité salariale. Si la commissaire à l’équité salariale vous a autorisé à avoir plus d’un plan d’équité salariale dans votre milieu de travail, vous devez préciser cette information au moment de créer votre déclaration annuelle. Fournissez tous les plans d’équité salariale dans la même déclaration annuelle.
Pour intégrer des plans multiples dans votre déclaration annuelle :
- rendez-vous sur la page intitulée « Déclaration annuelle »
- inscrivez le nombre de plans d’équité salariale
- inscrivez la date à laquelle la commissaire a autorisé l’établissement de plans multiples pour votre milieu de travail
- inscrivez la référence de la décision qui se trouve dans le coin supérieur gauche de la décision (par ex., « 2022 PEC 22 »)
Si vous n’inscrivez pas le bon nombre de plans, vous devez supprimer la déclaration annuelle et recommencer.
Données sur les catégories d'emploi
Si vous avez des catégories d'emploi à prédominance féminine qui ont droit à une augmentation de rémunération, vous devez télécharger des renseignements sur ces catégories d'emploi.
Avant de saisir les données sur vos catégories d'emploi, inscrivez les renseignements suivants dans le portail, dans la section 3 : Détails du plan d'équité salariale :
- Si vous avez obtenu une prolongation de la période pour afficher votre plan final
- Si vous échelonnez le versement des augmentations
Si vous avez obtenu une prolongation, vous devez inscrire la somme forfaitaire et les intérêts, le nombre total d'employés et le nombre d'employées ayant droit à une augmentation, pour chaque catégorie d'emploi.
Si vous avez échelonné les augmentations, vous devez inscrire la date de chaque échelonnement et l'augmentation en dollars par heure, pour chaque catégorie d'emploi.
Si vous souhaitez téléverser des données pour plusieurs catégories d'emploi, vous pouvez utiliser Outil de téléversement de fichiers de données sur les catégories d'emplois disponible dans la section 4 : Détails sur les catégories d'emploi. Vous pouvez téléverser plusieurs fichiers pour ajouter toutes vos catégories d'emploi.
Dépôt de votre déclaration annuelle
Le représentant principal en matière d’équité salariale est la seule personne qui peut déposer la déclaration annuelle.
Passez en revue attentivement les détails de votre déclaration annuelle dans la section « Sommaire ». Si vous voulez relire votre déclaration sur papier, vous pouvez l’imprimer en utilisant l’option d’aperçu avant impression à tout moment. S’il manque des renseignements obligatoires dans votre déclaration annuelle, vous ne pourrez pas la déposer.
Remarque : Il sera impossible de modifier votre déclaration annuelle une fois que vous l’aurez déposée. Si vous vous rendez compte qu’il y a un problème dans la déclaration que vous avez déposée, veuillez communiquer avec le Bureau de la commissaire à l’équité salariale à Info.com@chrc-ccdp.gc.ca.